De AVG en Bowlingvereniging Huizen

 

Op 25 mei wordt de wet AVG van kracht. AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Vanaf dat moment zijn alle landen binnen de EU op dezelfde manier verplicht om persoonsgegevens te beschermen. Met persoonsgegevens wordt bedoeld: alle informatie (naam, foto, geboortedatum, e-mailadres, maar ook bijvoorbeeld een bankrekeningnummer) die te herleiden is naar een persoon. De wet wordt gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Vanaf 25 mei zijn alle organisaties verplicht om zich te houden aan de nieuwe wet.

 

Wat betekent dit voor Bowlingvereniging Huizen?

De afgelopen maanden zijn wij als bestuur druk geweest met het bekijken en registreren van de persoonsgegevens die wij verwerken. Dit is verplicht voor de nieuwe wet. Verwerken is een ruim begrip: als wij een mailtje ontvangen met daarin je naam en geboortedatum, is er al sprake van verwerking. Alle persoonsgegevens die we verwerken hebben we in een verwerkingsregister gezet. Dit wordt naar alle leden toegestuurd en komt op de website te staan, zodat jullie allemaal weten welke gegevens we van je hebben en waar we die voor gebruiken. De bestuursleden en vrijwilligers ondertekenen een geheimhoudingsverklaring om persoonsgegevens te mogen blijven verwerken.

 

Wat betekent dit voor jou?

Wij zullen zo min mogelijk persoonsgegevens van je vragen. We vragen bijvoorbeeld alleen wat nodig is om je lidmaatschap bij de NBF in orde te kunnen maken en om je op de hoogte te kunnen houden. Dit zijn dingen die je ook terugziet in het verwerkingsregister. Foto’s worden alleen gemaakt en geplaatst na jouw toestemming. Wij geven jouw gegevens niet zomaar door aan derden, maar ook niet aan bijvoorbeeld andere leden. Zo beschermen we ieders privacy zo goed mogelijk. Je gegevens worden verwijderd zodra je geen lid meer bent. Alleen de gegevens die we nodig hebben voor het bijhouden van financiën zijn we verplicht 7 jaar te bewaren.

 

Ondertekenen verklaring

Om volledig te zijn zullen we alle leden die volgend seizoen weer bij de vereniging komen bowlen, vragen om de privacyverklaring te lezen en deze te ondertekenen. Zo weten wij, maar ook de Autoriteit Persoonsgegevens, dat je akkoord bent met de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken. Zonder het ondertekenen van de verklaring kunnen we en mogen we je persoonsgegevens niet langer verwerken, dit houdt kortgezegd in dat je dan niet langer lid zou kunnen zijn. Alle nieuwe leden gaan met het ondertekenen van het nieuwe inschrijfformulier ook akkoord met de privacyverklaring.

 

De privacyverklaring staat ook op de website: neem die vooral alvast goed door. De verklaring wordt ook naar jullie toegestuurd. Als er dingen wijzigen in de verklaring worden jullie middels een e-mail daarvan op de hoogte gebracht.

 

Website

Misschien heb je al gezien dat er op de website wat veranderingen zijn doorgevoerd. Alle persoonlijke informatie (bijvoorbeeld de scores) is alleen te vinden achter een wachtwoord. Dat wachtwoord hebben jullie allemaal toegestuurd gekregen en verandert elk jaar aan het begin van het seizoen. Alle foto’s die tot nu toe op de website stonden zijn verwijderd.

 

Vragen en opmerkingen

We zijn geen grote organisatie en tot een paar maanden geleden wisten wij ook nog helemaal niets over de AVG en wat dit precies inhoudt. Wij hebben heel erg ons best gedaan om de nieuwe wet zo goed mogelijk na te leven. Het belangrijkste voor ons en voor jullie is dat er bewust wordt omgegaan met persoonlijke informatie en dat we jullie privacy zo goed mogelijk beschermen.

 

In deze video wordt op een heldere manier uitgelegd wat de AVG inhoudt: https://www.youtube.com/watch?v=yn74wGfJ-z8.

 

Als er nog vragen zijn, of je ziet ergens iets dat toch niet klopt, laat het ons weten. We beantwoorden zoveel mogelijk vragen direct. Mocht iets juridisch wat ingewikkelder liggen dan kunnen we via de NBF contact opnemen met DAS. Zij kunnen ons juridisch ondersteunen.